Sur ces sujets, le 6 avril dernier, j’ai interpellé la Secrétaire d’Etat chargée de la Prospective et du Développement de l’économie numérique, auprès du Premier ministre, Madame Nathalie Kosciusko-Morizet, sur la réglementation en vigueur dans la gestion des coffres-forts numériques et sur la réglementation en vigueur dans la gestion des bulletins de paie dématérialisés.La dématérialisation des documents administratifs papier, qui, à l’ère du numérique se développe et est encouragée, n’est pas sans susciter de nombreuses interrogations, voire générer des inquiétudes.

Quelle garantie dans le temps de la préservation de nos données personnelles et de nos archives ? Que penser des coffres-forts numériques et de leur fiabilité ? Par ailleurs, les administrations publiques et les entreprises qui se sont engagées dans une démarche louable de dématérialisation de leurs données sociales se trouvent paradoxalement parfois freinées par des administrations, comme l’inspection du travail, qui ne reconnaissent pas les documents dématérialisés, et ce en dépit de notre législation.Sollicitée par l’association Simplification et Dématérialisation des Donnée Sociales, j’ai interpellé Nathalie Kosciusko-Morizet sur ces sujets le 6 avril dernier.

 Vous pouvez retrouver ci-dessous l’intégralité :

–    de mon intervention
« La dématérialisation croissante des documents administratifs, tels les bulletins de paie, présente de nombreux avantages en termes de rapidité, de réduction des coûts de traitement et d’envoi et de diminution de la surface de stockage. Néanmoins, elle constitue un défi pour l’État qui doit garantir la confidentialité et la pérennité des informations transmises. Le principe de l’indépendance entre le document écrit et son support technique, posé dans la loi du 13 mars 2000, est peu applicable. Comment le Gouvernement compte-t-il remédier à cette situation ? Ensuite, pour résoudre le problème du nécessaire stockage à long terme de ces documents, ne faudrait-il pas promouvoir les coffres-forts électroniques, ces services en ligne hautement sécurisés permettant d’archiver, d’indexer et de retrouver facilement l’ensemble des fichiers numériques sensibles ? Le cadre juridique actuel est insuffisant -je pense à l’ordonnance du 8 décembre 2005 qui a jeté les bases d’un espace de stockage en ligne exploité sous la responsabilité de l’État et à la loi de simplification et de clarification du droit qui a autorisé la dématérialisation du bulletin de paie des salariés. Madame la ministre, comment comptez-vous encourager le développement de ces nouveaux usages ? »

–    de la réponse que m’a adressée la secrétaire d’Etat
« Pour profiter pleinement de la dématérialisation de certains documents, il faut, madame la sénatrice, poser un ensemble cohérent de briques de confiance. L’impression papier des bulletins de salaire, mais également des factures d’énergie ou de téléphone utilisées comme preuves de domicile ou des relevés d’identité bancaires, sont juridiquement valables pour constituer un dossier administratif. Néanmoins, pour garantir que l’impression papier n’a pas fait l’objet d’une altération frauduleuse, je travaille avec l’Intérieur et le ministère chargé de la réforme de l’État, ainsi qu’avec les acteurs concernés, à la mise au point d’un code-barres infalsifiable, garant de l’authenticité de ces justificatifs.
Il sera ainsi possible de vérifier qu’un document papier, qu’il s’agisse d’un original ou d’une impression réalisée par l’usager, contient bien des données authentiques.
Sur le second point, l’administration propose déjà à l’usager, avec le portail mon.service-public.fr, un compte personnalisé. Sur ce compte en ligne, l’usager peut effectuer des démarches dématérialisées avec différents services : les caisses de retraite, les Urssaf, les allocations familiales, la sécurité sociale… Il peut déjà joindre en justificatif les différents documents demandés sous forme dématérialisée, qu’il les ait reçus ainsi ou qu’il les ait scannés. La liste des administrations accessibles par ce portail a vocation à s’allonger.
Plus généralement, dans un rapport remis en février à Éric Woerth et à moi-même, le groupe d’experts du numérique présidé par Franck Riester a recommandé, pour améliorer les relations numériques entre l’administration et les usagers, de faciliter le recours aux documents dématérialisés pour toutes les télé-procédures. Mon.service-public.fr constitue un exemple de coffre-fort électronique gratuit dédié aux échanges avec l’administration.
D’autres offres commerciales de coffre-fort électronique apparaissent également, gratuites ou payantes, pour stocker les documents dématérialisés des internautes et permettre des échanges avec différents partenaires publics ou privés. Les garanties offertes par ces offres commerciales sont d’ordre contractuel. Il est donc important que les utilisateurs choisissent des sociétés de confiance, capables de garantir la sécurité de leurs documents ainsi que leur archivage sur le long terme, plusieurs décennies s’il s’agit de bulletins de salaire. La Fédération nationale des tiers de confiance, qui regroupe les professions des experts-comptables, des greffiers de tribunaux de commerce et des huissiers de justice ainsi que les principales sociétés offrant des prestations de dématérialisation et de sécurité électronique, propose un label applicable aux coffres-forts électroniques et qui distingue les prestataires de confiance. Il faudra lui faire une plus grande publicité. »